業務で使用するソフトウェアには必ず切り替えのタイミングがやってきます。切り替えの理由はさまざまです。企業がBCP（事業継続計画）を問われる機会が増えた昨今の設計・製造分野において、ハードウェアとソフトウェアの両面を見直さなければならない場面に直面した時、それらは後まわしにできない上に対応が急務となります。
ソフトウェア切り替え理由で最も多いのが、使用しているソフトウェアのサポート終了です。アプリケーションだけでなく、OSやハードウェアのサポートが終了することでもソフトウェアの切り替えが必要になることがあります。
サポートが終了したOSやソフトウェアを使い続けていると、セキュリティ上の問題が生じても、メーカー側の対策がありません。またサポートが終了したハードウェアは、故障しても修理や部品調達ができないこともあります。業務で使用するシステムで、サポートが終了したソフトウェアやハードウェアを使い続けると大きなリスクが生じます。
また、事業の拡大、異業種や海外へ進出など事業内容が変化すると、これまで使っていたソフトウェアやシステムでは業務に対応できなくなることもあります。その場合は、新しい事業内容に合ったシステムやソフトウェアに切り替えなくてはなりません。業界によっては、関連する法改正や制度改正があると従来のシステムでは対応できないこともあります。その場合もソフトウェアの切り替えが必要です。
セキュリティやリスク分散の対策を怠ったらどうなるでしょう？情報漏洩やデータの消失、長期間の生産ラインの停止により社会的な企業の信用は失墜し、信用回復までの時間と復旧にかかるコストは、経営そのものを成り立たせなくなる可能性もあります。
リスクマネジメントにおいては「万が一」のための準備は怠らず、もしものことがあっても被害を最小限にして速やかに業務を再開できる体制にしておくことが求められます。
これらは一朝一夕ではすぐに準備できませんが、専門家がいる統合ソリューションや連携システムを導入することで、段階的な改善を経て実現させることは可能です。
ソフトウェアの切り替えを行うときには、自社のシステム管理部門だけではなく、切り替え先のソフトウェアを供給するベンダーによるサポートが必要になります。切り替え時のサポート内容については、切り替え先を選定する際に、ベンダーに確認しておくことが重要です。
切り替えの際は、事前に十分なテストを行います。必ず本番環境、またはそれに相当する環境で、端末やネットワーク、アプリケーションなども本番と同じものを使用して動作確認を行いましょう。テスト前には手順書やチェックリストを作成し、それぞれの機器やソフトウェアに対して、設定やデータの移行、ネットワークへの接続などをチェックします。このテストは切り替え作業の一環です。
切り替え予定日には新しいソフトウェアやシステムの運用を開始しますが、実際には一定期間、以前のソフトウェアやシステムを並行して運用します。新しいソフトウェアやシステムにトラブルが生じた場合に対応しやすくするためです。しかし並行運用を行う場合、システム管理側の作業やコストが大きくなるというデメリットもあります。
業務ソフトウェアやシステムを切り替える場合には、これまで蓄積したデータを漏れなく移行しなくてはなりません。データ移行をスムーズに行うためには、次のような作業が必要です。
業務ソフトウェアやシステムの切り替えを行うと、新しいソフトウェアに慣れるまでの間は社員へのフォローが必要です。可能であればソフトウェアの切り替え時に研修を行います。切り替え前にテストを行った環境で、実際に操作できるのが理想的です。しかし実際にはその時間がないことも多いので、システム管理側でフォローする体制を整え、研修やヘルプデスクを用意します。
参考：
掲載日：2018年11月13日
最終更新日：2022年12月22日