ソフトウェアをスムーズに切り替えるためには、何に注意するべき?

業務で使用するソフトウェアには、必ず切り替えのタイミングがやってきます。切り替えの理由はさまざまです。しかし切り替えの理由にかかわらず、スムーズに切り替えを行うために注意すべきことがあります。ソフトウェア切り替え時の注意事項を紹介します。

ソフトウェアを切り替える理由は?

ソフトウェアを切り替える理由には、次のようなものがあります。

サポートの終了

最も多い理由が、使用しているソフトウェアのサポート終了です。アプリケーションだけでなく、OSやハードウェアのサポートが終了することでもソフトウェアの切り替えが必要になることがあります。 たとえば、Windows OSのサポート終了がアナウンスされると、多くの企業がPCを入れ替え、ソフトウェアの切り替えを行うことがあるでしょう。
サポートが終了したOSやソフトウェアを使い続けていると、セキュリティ上の問題が生じても、メーカー側の対策がありません。またサポートが終了したハードウェアは、故障しても修理や部品調達ができないこともあります。
業務で使用するシステムで、サポートが終了したソフトウェアやハードウェアを使い続けると大きなリスクが生じるのです。

事業内容の変化、経営方針の変更

事業の拡大、異業種や海外へ進出など事業内容が変化すると、これまで使っていたソフトウェアやシステムでは業務に対応できなくなることもあります。その場合は、新しい事業内容に合ったシステムやソフトウェアに切り替えなくてはなりません。業界によっては、関連する法改正や制度改正があると従来のシステムでは対応できないこともあります。その場合もソフトウェアの切り替えが必要です。

ほかのツールの導入

他部門に新しいシステムやソフトウェアが導入されたことにより、使用中のシステムと連携できなくなることも多いです。その場合、全体の連携を取りやすくするために、ソフトウェアの一部を切り替えたり、会社全体のソフトウェアをまとめてERPシステムに切り替えたりすることがあります。

コスト削減

コストを削減するためにシステムを切り替えることもあります。より運用コストの低いソフトウェアに切り替えたり、より低コストであるクラウド型システムに切り替えたりする場合です。

ソフトウェアをスムーズに切り替えるために必要なもの

ソフトウェアの切り替えをスムーズに行うためには、十分な準備が必要です。

十分な人数のスタッフ

切り替え作業を行う十分な数のスタッフが必要です。スタッフは通常業務に加え切り替え作業を行うので、切り替え期間中の負担が大きくなります。ソフトウェアの選定、要件定義、カスタマイズ、テスト、導入など作業は多く、長期間にわたります。切り替え後も、社内のユーザーをフォローするという作業があるため、ある程度の人数が必要です。十分な数のスタッフを用意し、通常業務と切り替え作業を分担しましょう。

テストを行う設備

切り替えを行う前には、十分なテストが必須です。本番環境に相当する設備とデータでスムーズに稼働するかを確認しておきます。

取引先との打ち合わせ

帳票や請求書・納品書など、外部に関係するデータを扱うソフトウェアを切り替えることもあります。その場合は、切り替え前に取引先とも打ち合わせが必要です。出力の形が変更されると、相手の顧客システムにも影響をおよぼしてしまうからです。

ソフトウェア切り替え時の注意事項

ソフトウェアの切り替えを行うときには、さまざまな注意事項がありますが、スムーズに切り替えを行うために重要です。注意項目を完全に実行するためには、自社のシステム管理部門だけではなく、切り替え先のソフトウェアを供給するベンダーによるサポートが必要になります。切り替え時のサポート内容については、切り替え先を選定する際に、ベンダーに確認しておくことが重要です。

ソフトウェア切り替え時には、次のような項目を確実に実行する必要があります。

切り替え前には十分なテストを行う

切り替えの際は、事前に十分なテストを行います。必ず本番環境、またはそれに相当する環境で、端末やネットワーク、アプリケーションなども本番と同じものを使用して動作確認を行いましょう。テスト前には手順書やチェックリストを作成し、それぞれの機器やソフトウェアに対して、設定やデータの移行、ネットワークへの接続などをチェックします。このテストは切り替え作業の一環です。

切り替え後しばらくは新旧両方のシステムを並行運用する

切り替え予定日には新しいソフトウェアやシステムの運用を開始しますが、実際には一定期間、以前のソフトウェアやシステムを並行して運用します。新しいソフトウェアやシステムにトラブルが生じた場合に対応しやすくするためです。しかし並行運用を行う場合、システム管理側の作業やコストが大きくなるというデメリットもあります。

データが漏れなく移行できたか確認する

業務ソフトウェアやシステムを切り替える場合には、これまで蓄積したデータを漏れなく移行しなくてはなりません。データ移行をスムーズに行うためには、次のような作業が必要です。

  • データを整理する移行前のソフトウェアやシステムには、不要なデータや不整合なデータなどが含まれています。移行前に発見して整理しておくと、実際に移行するデータの量が少なくなり、作業時間を短縮できます。データ整理には時間がかかるため、この作業は早期に着手する必要があります。

  • データ移行のリハーサル最終テストを行う前に、少量のデータでデータ移行がスムーズに行われるかどうかを確認します。この作業によって、本番でのデータ移行をスムーズに進めることが可能です。

社員に十分な教育とフォローを行う

業務ソフトウェアやシステムの切り替えを行うと、新しいソフトウェアに慣れるまでの間は社員へのフォローが必要です。可能であればソフトウェアの切り替え時に研修を行います。切り替え前にテストを行った環境で、実際に操作できるのが理想的です。しかし実際にはその時間がないことも多いので、システム管理側でフォローする体制を整え、研修やヘルプデスクを用意します。

ソフトウェアをスムーズに切り替えるとは、どういうことか

ソフトウェアの切り替えが成功するとはどのような状態でしょう? 大きなトラブルが起こらず、何事もなかったかのように新しいソフトウェアが稼働し、業務がこれまでと同じように進むことです。一見地味ですが、社内の業務を進めるうえでは大きな役割といえます。

参考:

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